Chaque événement ou festival est unique et possède des enjeux qui lui sont propres, il est intéressant de constater des différences de gestion bénévole selon la taille, le lieu et les thématiques de ces événements.
Petit événement (Moins de 300 participants attendus) : Pour ce type d’évènements, la gestion des bénévoles est souvent plus flexible mais ne doit pas pour autant être négligée. On misera principalement sur la proximité avec l’équipe bénévole, un petit groupe permet un encadrement personnalisé, une communication directe, et une certaine souplesse dans la répartition des missions. Cela signifie aussi que les bénévoles auront probablement plusieurs rôles à remplir. La clé pour ces petits événements est la polyvalence des bénévoles et une communication fluide pour assurer une bonne coordination.
Moyen évènement (300 à 2000 participants attendus) : Ici, la gestion devient plus structurée, avec des équipes bénévoles spécialisées par thématique (accueil, technique, restauration, etc.). La planification à l’avance est essentielle, ainsi que la répartition des tâches heure par heure. Le défi est de maintenir une bonne communication entre plusieurs équipes tout en gardant une vision d’ensemble.
Grand évènement (plus de 3 000 participants) : Les grands festivals impliquent parfois des centaines de bénévoles, et la gestion devient un véritable défi logistique. La répartition des rôles est essentielle : les bénévoles doivent être formés pour remplir des missions spécifiques, et chaque équipe doit être encadrée par un responsable défini. Il est grandement recommandé pour ce type d’évènement d’engager un.e responsable bénévole pour assurer la gestion sur place et les imprévus.
En milieu urbain : Les évènement organisés en ville ont le bénéfice d’offrir aux bénévoles un accès facile autant en termes de transports que d’hébergement mais il faudra également gérer les contraintes liées à l’espace public (régulation des files d’attente, autorisations municipales…) Les bénévoles doivent être bien formés pour maintenir un environnement sécurisant pour le public.
En milieu rural : Ici la gestion logistique est plus complexe. Le déplacement des bénévoles peut poser problème, tout comme la disponibilité des commerces et des hébergements. Il est souvent nécessaire de prévoir un camping, ou des navettes de transport pour accueillir convenablement ses bénévoles (et son public d’ailleurs!)
Domaine des loisirs (culture, sport…) : Si votre événement est lié aux loisirs il est intéressant de mettre en avant l’aspect expérience pour vos bénévoles, leur offrant une immersion et leur permettant de rencontrer les invités par exemple. La gestion doit donc veiller à ce que les bénévoles puissent aussi profiter de l’expérience culturelle ou sportive tout en accomplissant leurs missions.
Domaine caritatif et militant: Dans ces évènements vos bénévoles sont souvent très investis dans l’aspect utile de l’événement. Les bénévoles de ces festivals apprécient souvent d’être impliqués et de se sentir réellement utiles. Il peut être intéressant de proposer des moments d’échanges et de sensibilisation sur les objectifs de l’événement pour les impliquer davantage.
Domaine commercial: Certains événements, bien que reposant sur le bénévolat, ont un objectif commercial clair (ex. salons professionnels, festivals sponsorisés). Il est conseillé d’offrir des formations spécifiques aux bénévoles pour axer leur participation sur un apprentissage de compétences.
Attention : éthiquement il est très compliqué pour ce genre d’évènement de se reposer sur le bénévolat qui peut rapidement s’apparenter à du travail dissimulé, il est préférable d’engager des hôtes et hôtesses payés.
Quel que soit le type de festival ou d’événement que vous organisez, la gestion des bénévoles doit être adaptée à vos spécificités. Une gestion efficace repose sur une planification minutieuse et des outils adaptés à votre taille et à vos objectifs. Nous pouvons travailler ensemble avec Main Forte à optimiser ces aspects pour faire vivre une belle expérience à vos bénévoles et un bel événement à votre public.