Recruter des bénévoles,
les accompagner
et les valoriser

Avec Main Forte je vous accompagne dans votre gestion du bénévolat en vous proposant un accompagnement personnalisé composé de trois étapes pour vous permettre de recruter, gérer et valoriser sereinement vos bénévoles.

Une expertise de votre situation

Établissement des besoins :

Le nombre de bénévoles dont vous pensez avoir besoin est-il adapté à votre situation? Les missions prévues peuvent-elles être mieux définies? Des questions entre autres que nous aborderons ensemble afin de définir vos besoins concrets et l’organisation que nous allons mettre en place pour recruter vos bénévoles, construire vos plannings, préparer vos formulaire ou encore accueillir correctement les bénévoles qui viennent vous aider.

Analyse et amélioration de l’existant :

Si ce n’est pas votre première édition, je prendrai le temps de récupérer et d’observer vos documents pré-existants. Je pourrai alors déterminer ce qui doit être amélioré dans votre recrutement bénévole et votre organisation tout en respectant ce qui a déjà été mis en place. Nous pouvons discuter ensemble des outils que vous souhaitez garder et de ce qui selon moi devrait changer.

Rendez-vous téléphonique :

Nous échangeons une première fois pour établir un devis qui correspond à vos attentes et à vos besoins. Ensuite j’étudie les éléments que vous m’avez déjà fournis et nous prenons le temps d’un rendez-vous téléphonique ou visio pour choisir ensemble la meilleure façon de fonctionner et aborder certains éléments plus précisément. Cette étape nous permet d’échanger sur les aspects techniques de votre organisation mais aussi de choisir ensemble le ton abordé dans les documents à destination des festivals et les valeurs que nous souhaitons mettre en avant. Si vous êtes très peu disponible, cette étape peut se faire par échanges de mail.

Un suivi jusqu’à l’évènement :

Je reste disponible pour toutes vos questions et éventuels ajustements tout au long de votre plan d’action. Nous pouvons échanger par mail ou via mes réseaux-sociaux. Cependant si des modifications importantes et imprévues sont nécessaires nous pouvons établir un nouveau devis pour ce surcoût. (Exemple : création d’un nouveau planning car un jour supplémentaire de festival).

Votre plan d’action personnel pour recruter des bénévoles, les gérer et les valoriser

Un mode d’emploi étape par étape

Parce que ce n’est pas si simple de savoir par où commencer, je vous fournis un plan d’action précis sur toutes les étapes de votre coordination. Vous y trouverez les étapes pour recruter des bénévoles, organiser leur arrivée, les gérer sur place et les remercier. Ce plan d'action précis et personnalisé vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de ce qu'il vous reste à faire mais vous guidera aussi dans le détail à chaque nouvelle tâche. Ce document renverra également vers les différents documents personnalisés et comment les utiliser.

Des conseils stratégiques

Chaque évènement est unique et possède ses propres spécificités, je m’adapterai donc aux vôtres et vous fournirai dans ce plan d’action des conseils adaptés tant à la taille de votre projet qu’à son sujet en travaillant à ce que cette gestion bénévole soit au plus proche de vos besoins et à votre image.

Un pack de documents personnalisés

Tous les documents sont fait sur-mesure et adaptés à votre évènement

Des documents pour le recrutement : formulaires, tableur des candidatures bénévoles, modèles de mails liés au recrutement.
Des documents pour s’organiser : Plannings, conventions bénévoles, livret bénévole, mails d’assignations, documents divers (règles salle de pause, documents VSS…), brief de départ
Des documents pour l’après : Formulaire de retour de la part des bénévoles, tableur de réponses, liste noire.

D’autres documents peuvent être ajoutés (ou enlevés) selon la situation et les besoins de votre événement. La majorité de ces documents sont modifiables afin que vous puissiez les mettre à jour de votre côté en cas de changement.

Les documents sont des fichiers Google Drive, ils permettent un partage facile et une utilisation intuitive. Néanmoins si vous souhaitez ne pas utiliser les outils Google nous pouvons choisir ensemble des alternatives.

Et l’année suivante ?

Pour votre prochaine édition vous pouvez garder et modifier les documents que je vous ai envoyé pour recruter les bénévoles de l’année suivante en vous basant sur la stratégie déjà mise en place. Je peux également vous proposer de reprendre un forfait de quelques heures seulement pour que j’actualise vos documents.

Vous êtes convaincus ? Contactez moi pour une demande de devis ou pour me poser vos questions !